Texto para Análise Complementar - cumprimento de condição contratual - Processo de Pagamento e Regularidade de Documentos Fiscais

CONTROLE E CONFERÊNCIA DE DOCUMENTOS FISCAIS
COMO COMPLEMENTO DE ANÁLISE E GESTÃO DE CONTRATOS EM SUPRIMENTOS

CONTROLE E CONFERÊNCIA
O objetivo deste trabalho é Partilhar Conhecimento, oferecendo Orientação Extensiva e possibilitando a geração de mecanismos de Análise e Crítica dos Processos originários ou decorrentes de Suprimentos.
Justificativa e Conceito do Tema para a Área

Suprimentos – Conceito
Área Empresarial focada na geração e manutenção das Relações Comerciais, mediante processos de aquisição de bens e ou serviços.

Nota Fiscal – Definição
Documento que comprova a existência de um ato comercial representativo da compra (aquisição) e venda de mercadoria ou serviço.

FINALIDADE

Suprimentos
Preservação das Relações Comerciais com Fornecedores (Credores)

Nota Fiscal
Atender às Exigências do Fisco = Regulação e Controle sobre o montante adquirido (Suprimentos) ou vendido (Fornecedor) em bens e serviços nas Relações Comerciais

= Valor em moeda arrecadado na operação de consumo.

ADMINISTRAÇÃO TRIBUTÁRIA(VISÃO)

VENDA DE MERCADORIAS = GERAÇÃO DE RECEITAS
GERAÇÃO DE RECEITAS = ARRECADAÇÃO DE TRIBUTOS, ESPECIALMENTE IMPOSTOS
ART. 157 A 159, CFRB/88.

Entidades Administrativas Diretas: SMF, SER, SRF/MF = Fisco Municipal, Estadual, Federal.
Municipal: ISS, IPTU, Taxas de Limpeza Urbana, Iluminação Púbica;
Estadual: ICMS, IPVA, Taxa Contra Incêndio;
Federal: IPI, IRPF, IRPJ, COFINS, CSLL, I. IMPORTAÇÃO, etc.

REPARTIÇÃO DAS RECEITAS TRIBUTÁRIAS
Constituição Federal, Decretos Legislativos, Regulamentos Estatais Internos, dentre outros mecanismos legais policiam e controlam a geração de receitas e renda sobre operações e proventos.

DOCUMENTOS FISCAIS E TÍTULOS DE CRÉDITO
NOTA FISCAL
DE SERVIÇOS
MERCANTIL (VENDA, DEVOLUÇÃO, REMESSA PARA DEMONSTRAÇÃO)
NF FATURA
FATURA
DUPLICATA

NOTA FISCAL Espelho da Transação Comercial
Nº. Ordem, Série/Subsérie e nº. das vias;
Natureza da Operação (Venda, Devolução, Remessa para Demonstração – NFM x NFS);
Data de Emissão (*);
CNPJ (Participantes da Obrigação Fiscal);
Data de Saída das Mercadorias (**);
Discriminação das Mercadorias (quantidade, marca, tipo, modelo, espécie e discriminação possível de produtos);
Classificação Fiscal da Operação e Prestações (CFOP);
Base de Cálculo (ICMS, IPI);
Dados do Transportador (***);
Dados Cadastrais do Impressor /Emitente das Notas.

= Idoneidade Formal do Documento Fiscal
Transação = Negociação Comercial

(Nota Fiscal anexa ao Contrato)

Requisitos de Idoneidade Formal
Os documentos fiscais não podem conter emenda ou rasura, e serão emitidos por decalque a carbono, em papel carbontao ou autocopiativo, devendo ser preenchidos datilograficamente ou manuscritos a tinta, ou por sistema eletrônico de processamento de dados, com seus dizeres e indicações legíveis em todas as vias.
(Art. 19 do Livro VI do RICMS/RJ, aprovado pelo Decreto 27.427/2000)

Requisitos de Idoneidade sobre o Conteúdo
Prazo de Validade
Destaque de ICMS/IPI/ISS...
CFOP X Natureza da Operação;

INIDONEIDADE SOBRE CONTEÚDO
Prazo de Validade Vencido – caracteriza documentação inidônea para todos os efeitos legais, independentemente da formalidade ou do ato administrativo pela autoridade fazendária, vedando ao destinatário, inclusive, o aproveitamento de crédito do ICMS nele destacado.
Essa disposição se aplica também a documentos emitidos por outra unidade da federação (Estado diverso do destinatário).

TRANSPORTE DE MERCADORIA X PRAZO DE VALIDADE
Para fins de acobertar o transporte da mercadoria no território deste Estado, o prazo de validade do documento fiscal, contado a partir da data de saída da mercadoria é de:
03 dias corridos quando fornecedor e destinatários estiverem lotados no mesmo Estado;
05 dias corridos nos demais casos.
Para a contagem, exclui-se o dia de início e inclui-se o dia de vencimento.

ITENS DE CONFERÊNCIA DA NFM
NOME EMPRESARIAL (CC/2002 = Razão Social);
CNPJ (REGULARIDADE DE CADASTRO FISCAL FAZENDÁRIO);
INSCRIÇÃO ESTADUAL (REGULARIDADE DE INSCRIÇÃO JUNTO AO FISCO ESTADUAL);
ENDEREÇO (ATIVIDADE FABRIL – CONTRATO SOCIAL);
NATUREZA DA OPERAÇÃO (Tratamento Tributário sobre a operação);

CFOP (cruzamento das informações natureza da operação x código fiscal);
Destaque da alíquota de ICMS (operação interna ou interestadual)
Tratamento Diferenciado aos inscritos no Regime Simplificado (aquisição de materiais a consumo - Reflexos);
Base de Cálculo (ICMS – IPI) – se o destinatário for consumidor final, então IPI integra a bc ICMS.

ITENS DE CONFERÊNCIA DA NFM
O Valor do ICMS destacado na NFM é meramente informativo, cabendo ao contribuinte a conferência sobre sua exatidão;
Produto (código do produto, descrição, classificação fiscal, situação tributária, quantidade, valor total) – alguns produtos recebem tratamento tributário diferenciado relativo ao interesse do Domínio Econômico (derivados do petróleo).

RECUSA DE RECEBIMENTO
Observado desacordo do produto em relação ao negociado, poderá ocorrer a recusa, fazendo-se declaração do fato com data e assinatura no verso da 1ª via da NFM, não sendo o canhoto assinado.
Este procedimento garante a cobertura do transporte no retorno da mercadoria.
No momento da entrada da mercadoria no estabelecimento originário (fornecedor), este contribuinte deverá emitir NF de Entrada, o CFOP corresponderá a 1.949 ou 2.949, conforme se trate da operação interna ou interestadual, obedecendo o disposto no RICMS;
Essa ocorrência deverá ser mencionada no verso da 2ª via.
Estas Notas de Saída e Entrada deverão ser arquivadas por 05 anos.

DOCUMENTO INIDÔNEO E SEUS REFLEXOS
Omissão sobre Indicações Formais ou de Conteúdo previstos na Legislação;
Utilização Indevida de Notas de Conferência, Orçamento, Pedido e outros do Gênero como se documentos fiscais fossem;
Quando em seus dados de impressão não guardem requisitos exigidos pela Lei e autorizados pelo Fisco;
Contenha Declaração Inexata;
Apresente Divergência entre os dados constantes de suas diversas vias;
Seja utilizado fora do prazo de validade que lhe for atribuído pela legislação tributária de acordo com o fim respectivo;
Seja emitido além da data limite;
Seja referente à mercadoria destinada a contribuinte não inscrito no cadastro estadual ou esteja com sua inscrição suspensa;
Seja emitido por quem não esteja inscrito, ou com inscrição baixada, suspensa, atividade impedida ou paralisada;
Não corresponda efetivamente a uma operação realizada;
Tenha sido emitido por pessoa distinta da que constar como emitente.

REFLEXOS
Responsabilidade Solidária em questionamentos Administrativos periciados ou executados pela Autoridade Fazendária;
Procrastinação em Obrigações Acessórias (Declaração IRPJ) – Regularidade imediata dentro do exercício fiscal – fato gerador;
Levantamento de todos os dados fiscais da Companhia nos últimos 05 anos;
Processo Administrativo e Judicial de Execução Fiscal;
Processo Falimentar;
Credores Preferenciais – FISCO;
Processos Cíveis movidos por credores privados (Títulos de Crédito – execução extrajudicial – processo imediato).
Desconhecimento de Procedimentos Fiscais e de Legislação não sustentam defesa nem a fundamentam;
A não retenção de impostos, a exemplo da NFM, quando se tratar de Contribuinte inscrito no Regime Simplificado de Tributação (Simples), sujeita o contribuinte passivo ao que chamamos de solidariedade tributária no que for pertinente (destaque ISS) e ou de sonegação fiscal ativa (recolhimento de 1% de Fundo de Combate à Pobreza)
Irregularidades no processamento da emissão ou do recebimento das Notas Fiscais, inclusive decorrentes de pagamento, além de processos fiscais, acarreta prejuízos comerciais (empresas de faturamento superior ao cliente), afetando as Relações que lhe sejam provenientes.

RECOMENDAÇÕES FINAIS

ATIVO IMOBIOLIZADO OU CONSUMO
Quando o Contribuinte for consumidor final de produtos destinados ao Ativo ou Consumo, lotado neste Estado, a alíquota destacada deverá ser a interestadual, considerando na base de cálculo do ICMS o valor do IPI quando devido;
Nas compras estabelecidas em outros Estados, os preços relativos às aquisições de bens destinados ao consumo ou ao imobilizado , deverão ser negociados, levando-se em consideração a aplicação da alíquota interestadual;
Em conformidade com a legislação vigente, caberá Adquirente efetuar o recolhimento do Diferencial de Alíquota sempre que efetuar compras de Ativo e Material de Consumo de outra Unidade da Federação, mesmo que a mercadoria seja adquirida de microempresa e empresa de pequeno porte;
É recomendável evitar transferências entre estabelecimentos de Estados diferentes devido ao aumento da carga tributária;

BRINDES,
Considera-se brinde a mercadoria que, não constituindo objeto normal da atividade do contribuinte, tenha sido adquirida para distribuição gratuita a consumidor ou usuário final;
Sendo a operação de brindes tributada por ICMS, no ato da entrada da mercadoria deverá ser emitida NF com lançamento desse imposto, incluindo-se a parcela do IPI quando devida;
Nas mercadorias comercializadas por microempresas ou empresas de pequeno porte, o adquirente não terá nenhum crédito a aproveitar assumindo o ônus do imposto, recomendando-se , assim, sejam as aquisições provenientes de empresas contribuintes de ICMS.

C O N H E C E R
Conhecer para Criticar e criticar analisando, entendendo, imprimindo nos processos de Suprimentos o exercício pleno de avaliação de toda a cadeia de compra e contratação de bens e serviços.
Não obstante as sanções legais administrativas ou judiciais, antes do desenvolvimento destas, certamente Suprimentos será acionado para renegociar, intervindo sobre quaisquer necessidades junto ao seu Parceiro/Fornecedor, de modo a corrigir eventuais descaminhos do processo.

Desta forma, tanto melhor NEGOCIAR amplamente a RENEGOCIAR aspectos de operação e ou gestão nos processos;

As áreas demandadas nem sempre participam dos processos de negociação realizados por Suprimentos.
Tanto melhor, porém, observar, negociando corretamente, acompanhando o trâmite dos documentos, fiscalizando operações internas e externas, prevenindo situações imprevistas, mantendo, assim, a continuidade de suas relações comerciais.

* Este trabalho possui formato original em módulo de apresentação.

Jaqueline Rigo.